Om een voorbeeld te geven: bij een klant kwam ik een uitdiensttredingsproces tegen dat volledig afhing van handmatige handelingen van HR-medewerkers. Als iemand uit dienst ging, stuurde de desbetreffende manager een mail naar HR. HR legde zaken vast in AFAS en stuurde processen aan. Dat klinkt niet onredelijk. Maar er gebeurt nogal wat in een organisatie als iemand uit dienst gaat. En HR bleek al (onbedoeld) snel een vertragende bottleneck in alle processen.

Door het proces anders in te richten, kunnen medewerkers van die klant nu zelf in InSite invullen dat hij uit dienst gaat (nadat hij dit aan zijn manager verteld heeft natuurlijk). Van daaruit start alles meteen op. De manager krijgt het verzoek om de uitdiensttreding te bevestigen, de wagenparkbeheerder weet dat er een auto terugkomt, IT weet dat er een laptop geretourneerd wordt en de salarisadministratie weet dat er een eindafrekening zal volgen. En ja, ook HR kan aan het werk. Maar niet door data in te kloppen en afdelingen aan te sturen die dat prima zelf kunnen.

Het gesprek om deze proceswijziging door te voeren, is niet zonder slag of stoot verlopen. Zowel management als HR bleek moeite te hebben met het loslaten. Dat is niet vreemd, maar wel zonde. Want je kunt zo veel interessantere dingen doen in je kostbare tijd.

Door je processen (grotendeels) te automatiseren, maak je vele handen vrij om zinvoller (en leuker!) werk te doen. Terug naar afdeling HR. Zij kunnen bijvoorbeeld aan de slag met het maken van een super vet AFAS-onboardingsportaal, waarmee ze nieuwe, met moeite gevonden medewerkers kunnen boeien en binden. Stop een portaal vol met alle informatie die nieuwe collega’s nodig hebben: waar verwachten we je op je eerste werkdag? Wie zal jou ontvangen? Waar haal je jouw laptop op? Zijn er al bedrijfsfeestjes waarvoor je je in kunt schrijven? Waar vind je het personeelshandboek?

Zo zorg je dat mensen in een gespreid bedje terechtkomen, nadat ze in een stevige war for talent voor jouw organisatie hebben gekozen. En zeg nou zelf: dat is toch een stuk waardevoller dan onnodig datakloppen?