Laten we eerlijk zijn, de wereld van Microsoft licenties is… complex. Het voelt soms alsof je een middeleeuwse kaart probeert te ontcijferen terwijl je tegelijkertijd een Rubik’s Cube oplost. Je denkt dat je eindelijk snapt hoe het zit, en dan blijkt er weer een extra laag verborgen te zitten.

Wij als data-gekkies experts proberen je hier graag doorheen te loodsen, maar soms vragen we ons af of Microsoft dit expres zo ingewikkeld maakt om ons bezig te houden (en onze koffievoorraad op peil te houden). We vermoeden dat er ergens in Redmond een team zit dat zich amuseert met het bedenken van nieuwe licentie-combinaties.

Maar hé, zie het niet als een doolhof, maar als een avontuur! Een avontuur waarbij de juiste keuze je data kan ontsluiten en je analyses naar een hoger niveau kan tillen. En mocht je verdwalen… nou ja, dan weten we nu waar je ons kunt vinden (met koffie en Brabantse lekkernijen, uiteraard).

Dit is blog 2 van de 4, in een serie waarin we je meenemen in wat de termen betekenen, hoe je keuzes daarin maakt, en wat de voordelen zijn.

• OData, en andere interfaces;
• Microsoft Power BI en Fabric licenties;
• Parquet, Delta Lake;
• Hoe dit te automatiseren binnen Fabric;

Dit deel richt zich op de verschillende licentiemodellen binnen Microsoft Power BI en het nieuwe Fabric platform. We leggen uit welke opties er zijn, wat ze kosten, en wanneer je voor welk model kiest.

Eerst beginnen we om het verschil uit te leggen tussen wat wij ‘de Service’ en ‘de Desktop’ noemen.

<disclaimer>

Alle humor en grapjes daargelaten: Microsoft staat bekend om hun complexe licenties, en dat zij ook producten/licentievormen met regelmaat hernoemen, samenvoegen of soms juist splitsen. Daarom ook de disclaimer, dit artikel hebben we september 2025 geschreven, en kan dus niet meer aansluiten met de werkelijke situatie per vandaag.

Aan de bedragen die we noemen kunnen we geen garanties noch rechten ontlenen, omdat heel veel zaken op invloed kan zijn op de uiteindelijke prijs die je betaalt. Om wat voorbeelden te noemen: de koers van de dollar (USD), specifieke prijsafspraken tussen jouw leverancier en de organisatie of het aanschafmoment in de context van CSP.

</disclaimer>

Zie Power BI Desktop als je persoonlijke atelier of studio – een krachtige applicatie, momenteel alleen beschikbaar voor Windows, waar je data kunt ophalen, transformeren en visualiseren om prachtige rapporten (of zoals we in de volksmond zeggen, dashboards) te creëren. Dit is de plek waar de data-professional zijn ‘werk’ plaats vindt.

De Power BI service daarentegen is de virtuele galerij van jouw organisatie: een cloud-omgeving binnen Microsoft 365, waar je creaties (“rapporten”) kunt publiceren, delen met collega’s en toegankelijk maken voor iedereen met de juiste rechten. Waar je ook bent ter wereld, zolang je internetverbinding hebt, kun je via elke laptop, tablet of smartphone toegang krijgen tot jouw dashboards en rapporten in de service.

Let wel, de Power BI service is een dienst waar je licenties voor nodig hebt. Afhankelijk van de licentievorm(en) die je als gebruiker en organisatie hebt, kan je rapporten delen met collega’s of externen. De Power BI Desktop is daarentegen een gratis applicatie, maar is geen geschikte plek om de rapporten als eindgebruiker te bestuderen en te gebruiken.

Hoewel Power BI Desktop traditioneel gezien de plek was waar alle “creatie” plaats vondt, brengt Microsoft deze twee steeds dichter bij elkaar. Zo is het tegenwoordig al mogelijk om direct in de Power BI service eenvoudigere rapporten te bouwen en data te visualiseren, waardoor de grens tussen atelier en galerij vervaagt.

Concreet:

• Als eindgebruiker werk je met de Power BI Service, welke te vinden is op app.powerbi.com, in de App Store of Play Store als ‘Microsoft Power BI’. Met de juiste licentievorm kan je ook nog de dashboards ontsluiten op InSite en OutSite, maar daar later meer over.
• Als beheerder/data-analist/mede-gekkie werk je met de Power BI Desktop, welke je op je Windows-apparaat kan installeren. Daar bouw je de semantische modellen en rapporten naar wens van je organisatie.

Microsoft biedt een breed scala aan licenties voor Power BI en Fabric, elk met hun eigen mogelijkheden en prijsstelling. We praten hier in de context van de Power BI Service. Laten we de belangrijkste eens onder de loep nemen:

1. Power BI Free (€ 0,00 per maand per gebruiker)

• Wat is het?
  De gratis versie van Power BI is ideaal om kennis te maken met het platform en eenvoudige rapporten te maken.
• Functionaliteit:
  Je kunt je rapport uit de Desktop uploaden naar je persoonlijke Dit rapport kan je niet delen met anderen of geautomatiseerd vernieuwen.
• Kosten:
  Gratis!
• Wanneer kiezen?
  Vooral handig tijdens het leren van Power BI of bij een persoonlijk project(je). Of, als je organisatie een Power BI Premium Capacity (of Fabric-soortgelijke) licentie heeft.
• Handig om te weten
  Het kan zijn dat je Microsoft 365-beheerder heeft ingericht dat je deze licentie zelf kan ‘aanschaffen’, maar soms ook niet. Check dit bij je beheerder als je vastloopt.

2. Power BI Pro (€ 13,10 per gebruiker per maand)

• Wat is het?
  De Pro versie van Power BI is ideaal om als organisatie te starten met Power BI.
• Functionaliteit:
  Rapporten kan je tot 8 keer per dag automatisch bijwerken (natuurlijk wel afhankelijk of je bronsysteem zo vaak bij wordt gewerkt), daarnaast alle standaard features zoals Scorecards, Dashboards (net wat anders dan rapporten – om het makkelijk te houden), Analyse in Excel features en RLS.
• Kosten:
  € 13,10 per gebruiker per maand o.b.v. monthly-commitment CSP- voorwaarden. Soms “gratis”, als je een bepaalde Microsoft 365 licentie al hebt, zoals de E5 of A5 licentie.
• Wanneer kiezen?
  Als je organisatie geen Capacity licentie heeft, of als jij de ‘beheerder’/’bouwer’ bent die de rapporten maakt, dan heb je er namelijk altijd eentje nodig.
• Handig om te weten
  Een Power BI Pro semantisch model (het gegevensmodel achter je rapport) mag maximaal 1GB groot zijn.

3. Power BI Premium Per User – PPU (€ 22,50 per gebruiker per maand)

• Wat is het?
  Een upgrade van de Pro licentie, gericht op kleinere organisaties of teams die meer nodig hebben dan de Pro-licentie, maar te klein zijn voor een Premium Capacity.
• Functionaliteit:
  Biedt alle functionaliteiten van Power BI Pro plus extra’s zoals Paginated Reports, AI-gestuurde functies (zoals Key Influencers), maximaal 48 keer per dag je rapport vernieuwen, XMLA-endpoint toegang en grotere modelformaten.
• Kosten:
  € 36 per gebruiker per maand o.b.v. monthly-commitment CSP-voorwaarden.
• Wanneer kiezen?
  PPU is een goede optie als je de mogelijkheden van Premium wilt benutten zonder de kosten van een volledige Capacity licentie.
• Handig om te weten
  Rapporten die in een Premium Per User workspace zitten kunnen niet worden gebruikt door gebruikers met een Pro-licentie. Let op: de app en bepaalde functies voor eindgebruikers (zoals integratie in Teams of Copilot) werken niet, tenzij die eindgebruikers toch een Pro licentie hebben.

4. Power BI Embedded (vanaf € 681,53 per maand)

• Wat is het?
  Dit licentiemodel is geschikt om Power BI rapportages in andere applicaties op te nemen, zoals In-/OutSite (via onze BI Embed tool), Salesforce of andere systemen. De ‘gebruiker’ voor Power BI is namelijk de applicatie, en niet een eindgebruiker binnen de Microsoft 365 omgeving.
• Functionaliteit:
  Alle functionaliteiten van Pro, maar dan met de mogelijkheid om de rapporten te ‘embedden’ in andere systemen.
• Kosten:
  Vanaf € 681,53 per maand, op basis van de benodigde capaciteit/rekenkracht. Let op: het kan zijn dat je applicatie waarin je de rapporten wil opnemen hier nog kosten additioneel voor in rekening brengt, of dat het ontwikkeld moet worden. Dit licentietype wordt op termijn vervangen door de Fabric F8 SKU (of hoger).
• Wanneer kiezen?
  Als je organisatie geen Capacity licentie heeft, of als jij de ‘beheerder’/’bouwer’ bent die de rapporten maakt, dan heb je er namelijk altijd eentje nodig.
• Handig om te weten
  Je kan deze licentie alleen aanschaffen via het Azure portal, en je moet een actieve/geldige Azure subscription hebben. Let op: de beheerders/bouwers hebben elk nog altijd een Pro licentie nodig om rapporten te kunnen maken/bewerken/onderhouden.Je hebt een proeflicentie tot je beschikking. Deze wordt door Microsoft automatisch beschikbaar gesteld zodra je een rapport voor het eerst embed in een andere applicatie. Dit toont Microsoft dan met een grijze banner bovenin het rapport.

5. Power BI Premium “Capacity” (vanaf € 4.950 per maand)

• Wat is het?
  In plaats van per persoon te betalen, koop je bij Microsoft een stuk(je) capaciteit af. Daarmee krijg je alle Premium Per User functionaliteiten, maar hoef je niet meer per consument (“bekijker”) een licentie af te sluiten en voldoet voor hen een Free-licentie.
• Functionaliteit:
  Biedt alle functionaliteiten van Power BI Premium Per User (PPU), met daarnaast toegang tot zaken zoals Deployment Pipelines.
• Kosten:
  Vanaf € 4.950 per maand o.b.v. monthly-commitment CSP-voorwaarden.
• Wanneer kiezen?
  PPU is een goede optie als je de mogelijkheden van Premium wilt benutten zonder de kosten van een volledige Capacity licentie. Tipje: deel het aantal gebruikers die nu een Pro of PPU licentie hebben door de verwachtte capaciteit. Soms kan het goedkoper (of duurder) zijn om per persoon licenties aan te schaffen.
• Handig om te weten
  Je koopt rekenkracht af, en niet meer een aantal gebruikers. Hoe efficiënter je rapporten omgaan met de beschikbare rekenkracht, hoe meer je kan “proppen” in je capaciteit. Andersom geldt natuurlijk ook! Let op: de beheerders/bouwers hebben elk nog altijd een Pro licentie nodig om rapporten te kunnen maken/bewerken/onderhouden.

6. Fabric Capacity

• Wat is het?
  Met de komst van Microsoft Fabric is er ook een Fabric Capacity licentie beschikbaar. Dit is een alles-in-één oplossing die Power BI Premium omvat (vanaf de F64 SKU), maar ook toegang geeft tot andere Fabric services zoals Data Factory, Synapse Data Engineering en Data Science.
• Functionaliteit:
  Biedt toegang tot het Fabric landschap met alle bijbehorende tools. Vanaf SKU F64 en hoger zitten er ook alle Power BI Premium Capacity mogelijkheden in. Daaronder niet.
• Kosten:
  Vanaf € 9.518,00 (€ 5.660,31 bij een reservering) per maand o.b.v. monthly-commitment CSP-voorwaarden (F64 sku), de laagste SKU (F2) bedraagt € 297,46 per maand.
• Wanneer kiezen?
  Voor organisaties die het Fabric platform in willen zetten om hun hele data oplossing te faciliteren, of organisaties die anders een Power BI Capacity licentie zouden kopen.
• Handig om te weten
  Je koopt rekenkracht af die op een andere manier wordt berekend dan in Power BI Capacity licenties. Check dus goed of je uitkomt! Let op: de beheerders/bouwers hebben elk nog altijd een Pro licentie nodig om rapporten te kunnen maken/bewerken/onderhouden.

Wanneer ga ik nu voor een Embed licentie?

Om te preken voor eigen parochie: als je een Embedded licentie in combinatie met BI Connect kiest, dan ben je snel al voor € 1.000 per maand klaar. Da’s veel geld, maar als je dat afweegt tegen het feit dan iedere AFAS-gebruiker in je omgeving de Power BI rapporten kan gebruiken, dan valt dat wel mee.

Reken-voorbeeldje voor 150 eindgebruikers die al een AFAS InSite licentie hebben:

• Route Power BI Embedded, € 6,94 per gebruiker of € 1.040,53 per maand
  • (Power BI Embedded € 681,53 + BI Connect Medium € 359) / 150 gebruikers
• Route Power BI Pro, € 13,10 per gebruiker of per maand € 1.965 per maand
  • Power BI Pro per user, € 13,10 x 150 gebruikers

Omdat we data-gekkies zijn, hier een gratis grafiekje met het omslagpunt:

Wie kan de licenties leveren?

Wij niet, want als Embora leveren we zelf geen Microsoft Power BI of Fabric licenties aan onze relaties. Dat laten we graag over aan jullie vertrouwde IT-leverancier – zij kennen jullie immers het beste en kennen bestaande infrastructuur.

We zijn er om jullie te helpen, maar willen bewust niet uitgroeien tot een licentie-groothandel. De administratieve last die gepaard gaat met het verkopen en beheren van licenties staat simpelweg niet in verhouding tot de beperkte marge, en we willen ons graag focussen op waar we echt goed in zijn: jullie helpen om waarde te creëren uit data.

Wel bieden wij de mogelijkheid om een stukje van onze Embedded capaciteit te delen, zodat je direct aan de slag kunt met Power BI of Fabric zonder dat je zelf eerst capaciteit hoeft aan te schaffen. Mocht je vragen hebben over deze optie, neem dan gerust contact op!

In de wereld van data is het kiezen van de juiste licentie cruciaal. Microsoft Power BI en Fabric bieden verschillende opties, elk met hun eigen voor- en nadelen.

Hier is een samenvatting van de 6 Power BI en Fabric licentieopties, per optie één bullet point:

• Power BI Free Per User
  Gratis versie voor persoonlijke projecten of kennismaking met het platform, beperkte functionaliteit (niet mogelijk om te delen of om automatisch te vernieuwen). Ideaal voor eindgebruikers als je een Premium of Fabric capacity (≥F64 SKU) licentie hebt.
• Power BI Pro Per User (€13,10 p/m)
  Ideaal voor organisaties die minder dan <100 eindgebruikers hebben binnen Power BI, biedt automatische vernieuwing tot 8x per dag en alle standaard features zitten er in.
• Power BI Premium Per User (PPU) (€36 p/m)
  Uitbreiding op Pro met extra functies zoals Paginated Reports en meer vernieuwingsopties, geschikt voor kleinere teams die Premium functionaliteit nodig hebben.
• Power BI Embedded (vanaf € 681,53 p/m)
  Voor het integreren van Power BI rapporten in andere applicaties; licentie is gebaseerd op capaciteit en vereist Pro-licenties voor rapportbouwers.
• Power BI Premium Capacity (vanaf € 4.950 p/m)
  Koop capaciteit in plaats van per gebruiker, waardoor kijkers een gratis licentie kunnen gebruiken, wordt uitgefaseerd ten gunste van Fabric.
• Fabric Capacity (vanaf €250 p/m)
  Alles-in-één oplossing die Power BI Premium (≥F64 SKU) omvat en toegang biedt tot andere Fabric services, geschikt voor organisaties die het volledige Fabric platform willen benutten.

Dus, je hebt de licentie-jungle doorkruist, de verborgen paden van Power BI en Fabric verkend… maar nu sta je voor een nieuwe uitdaging. Een onontdekte tempel vol data, wachtend om betreden te worden!

Wees gewaarschuwd: er zijn valkuilen (ondudelijke kosten en licenties), slangen (complexe termen, zoals SKU’s en XMLA-endpoints) en misschien zelfs rollende kevers (Microsoft die weer eens iets verandert!). Maar vrees niet! Net als Indiana Jones met zijn zweep, of Freek Vonk met zijn avontuurlijke geest, staan wij klaar om je te begeleiden.

Durf jij de sprong te wagen? Laat hieronder je gegevens achter en we helpen je graag bij het ontcijferen van de volgende kaart… en zorgen dat je niet verdwaalt in de data-wildernis! We hebben zelfs een paar Brabantse lekkernijen ingepakt voor de tocht. 😉